تا امروز احتمالاً بارها درباره «مدیریت زمان» شنیده‌ایم.

برنامه‌ریزی کنیم، اولویت‌بندی داشته باشیم، کارها را در تقویم قرار دهیم، از زمان‌های مرده استفاده کنیم و اجازه ندهیم حتی یک ساعت از روزمان هدر برود.

اما یک سؤال مهم وجود دارد:

اگر زمان داشته باشیم، اما انرژی انجام دادن کارها را نداشته باشیم، چه؟

ممکن است ساعت‌های زیادی پشت میز بنشینیم، جلسات مختلف داشته باشیم، به پیام‌ها پاسخ بدهیم و تمام روز مشغول باشیم؛ اما در پایان روز احساس کنیم کارهای مهممان هنوز انجام نشده‌اند.

مشکل همیشه کمبود زمان نیست.

گاهی چیزی که کم داریم، انرژی، تمرکز و توانایی استفاده درست از زمانی است که در اختیار داریم.

اینجاست که یک تغییر مهم در نگاه به بهره‌وری شکل می‌گیرد:

به‌جای اینکه فقط زمان خود را مدیریت کنیم، باید یاد بگیریم نیروی خود را مدیریت کنیم.

این ایده در مقاله مشهور «Manage Your Energy, Not Your Time» نوشته تونی شوارتز و کاترین مک‌کارتی مطرح شده است. این مقاله در اکتبر ۲۰۰۷ در Harvard Business Review منتشر شد و بر این موضوع تمرکز دارد که افزایش انرژی و توان عملکرد انسان می‌تواند به انجام بهتر و سریع‌تر کارها کمک کند.

---

چرا مدیریت زمان به‌تنهایی کافی نیست؟

یک تفاوت اساسی بین زمان و انرژی وجود دارد.

زمان محدود است.

هر انسان در هر شبانه‌روز ۲۴ ساعت در اختیار دارد. نمی‌توانیم یک ساعت به شبانه‌روز اضافه کنیم یا زمان از دست‌رفته را دوباره برگردانیم.

اما انرژی انسان در تمام ساعات روز یکسان نیست.

ممکن است صبح با ذهنی آماده و پرانرژی شروع کنیم، چند ساعت بعد تمرکزمان کاهش پیدا کند و بعد از یک استراحت مناسب دوباره توان انجام کار پیدا کنیم.

بنابراین مسئله فقط این نیست که:

چقدر زمان در اختیار داریم؟

بلکه باید بپرسیم:

در چه شرایطی بیشترین انرژی را دارم و این انرژی را صرف چه کاری می‌کنم؟

شوارتز و مک‌کارتی توضیح می‌دهند که انرژی انسان از چهار منبع اصلی تأمین می‌شود:

جسم، احساس، ذهن و روح.

هر چهار مورد به یکدیگر مرتبط‌اند و انرژی هرکدام را می‌توان با رفتارها و عادت‌های مشخص، مصرف یا بازیابی کرد.

---

۱. انرژی جسم؛ پایه عملکرد انسان

اولین منبع انرژی، جسم است.

اگر بدن ما خسته باشد، انتظار عملکرد عالی از ذهن چندان منطقی نیست.

در متن اصلی، خواب، تغذیه، ورزش و استراحت از عواملی هستند که مستقیماً با انرژی جسمی ارتباط دارند.

خواب

گاهی تصور می‌کنیم با کمتر خوابیدن می‌توانیم زمان بیشتری برای کار کردن به دست بیاوریم.

اما اگر کم‌خوابی باعث کاهش تمرکز و افزایش خستگی شود، ممکن است ساعت بیشتری کار کنیم ولی خروجی کمتری داشته باشیم.

بنابراین یکی از پرسش‌های مهم این است:

آیا به اندازه‌ای می‌خوابم که بدن و ذهنم بتوانند روز بعد عملکرد مناسبی داشته باشند؟

در ارزیابی انرژی مرتبط با این رویکرد نیز به خواب کافی و ایجاد عادت‌های مناسب برای خواب توجه شده است.

ورزش

ورزش فقط برای سلامت جسم نیست.

فعالیت بدنی منظم می‌تواند بخشی از سیستم بازیابی انرژی باشد.

در توصیه‌های ارائه‌شده در مقاله، فعالیت قلبی‌عروقی حداقل سه بار در هفته و تمرین قدرتی حداقل یک بار در هفته پیشنهاد شده است.

تغذیه

نوع و زمان غذا خوردن نیز می‌تواند روی سطح انرژی اثر بگذارد.

در توصیه‌های مقاله اصلی، خوردن وعده‌های کوچک‌تر و میان‌وعده‌های سبک در فاصله‌های منظم مطرح شده است.

استراحت

یکی از نکات مهم این رویکرد این است که انسان نمی‌تواند برای مدت نامحدود با حداکثر تمرکز کار کند.

در مقاله، استراحت‌های کوتاه و منظم در طول روز به‌عنوان راهی برای بازیابی انرژی مطرح شده‌اند. حتی توصیه شده است این وقفه‌ها در بازه‌های حدود ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه‌ای انجام شوند.

بنابراین اگر ساعت‌ها بدون توقف کار می‌کنیم، ممکن است تصور کنیم بهره‌وری بالایی داریم؛ در حالی که شاید فقط در حال مصرف کردن ذخیره انرژی خود هستیم.

---

۲. انرژی احساسی؛ احساسات هم انرژی مصرف می‌کنند

دومین منبع انرژی، احساسات است.

ممکن است از نظر جسمی خسته نباشیم، اما از نظر احساسی کاملاً تخلیه شده باشیم.

اضطراب، عصبانیت، بی‌حوصلگی، ناامنی، نگرانی و درگیری ذهنی با مسائل مختلف می‌توانند انرژی زیادی مصرف کنند.

برای مثال فرض کنید قرار است یک تصمیم مهم کاری بگیرید، اما تمام مدت ذهن شما درگیر یک اختلاف، یک پیام ناراحت‌کننده یا نگرانی درباره آینده است.

بدن شما در محل کار است؛ اما بخشی از انرژی ذهنی و احساسی شما جای دیگری مصرف می‌شود.

به همین دلیل، مدیریت انرژی بدون توجه به احساسات کامل نیست.

---

با احساسات منفی چه کنیم؟

یکی از پیشنهادهای مطرح‌شده در مقاله، تلاش برای کاهش شدت هیجانات منفی است.

برای مثال، تنفس عمیق می‌تواند در مدیریت لحظه‌ای احساسات شدید کمک‌کننده باشد. همچنین نویسندگان پیشنهاد می‌کنند موقعیت‌های ناراحت‌کننده را از زاویه‌های متفاوت بررسی کنیم.

سه نوع نگاه در این رویکرد مطرح شده است:

نگاه معکوس

اگر با شخصی اختلاف دارید، از خودتان بپرسید:

اگر قرار بود طرف مقابل این اتفاق را توضیح دهد، چه می‌گفت و ممکن است در چه بخشی حق داشته باشد؟

این سؤال به معنی قبول کردن کامل نظر طرف مقابل نیست.

هدف این است که از نگاه کاملاً یک‌طرفه فاصله بگیریم.

نگاه بلندمدت

از خودتان بپرسید:

شش ماه دیگر احتمالاً این اتفاق را چگونه خواهم دید؟

گاهی مسئله‌ای که امروز بسیار بزرگ به نظر می‌رسد، چند ماه بعد اهمیت بسیار کمتری خواهد داشت.

نگاه گسترده

از خودتان بپرسید:

از این اتفاق چه چیزی می‌توانم یاد بگیرم؟

این سؤال می‌تواند توجه ما را از «چرا این اتفاق برای من افتاد؟» به «از این اتفاق چه چیزی می‌توانم به دست بیاورم؟» تغییر دهد.

---

انرژی مثبت را هم باید تقویت کرد

مدیریت انرژی احساسی فقط به کاهش احساسات منفی محدود نمی‌شود.

باید احساسات مثبت را نیز تقویت کنیم.

یکی از پیشنهادهای مطرح‌شده در این رویکرد، قدردانی از دیگران است؛ آن هم به شکلی مشخص و واقعی، نه صرفاً یک تشکر کلی. این قدردانی می‌تواند از طریق گفت‌وگو، پیام، ایمیل یا روش‌های دیگر انجام شود.

این موضوع در محیط کار اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

یک مدیر که فقط اشتباهات کارکنان را می‌بیند، ممکن است به‌تدریج انرژی عاطفی تیم را کاهش دهد.

در مقابل، دیدن تلاش‌ها و قدردانی صادقانه می‌تواند کیفیت ارتباطات را بهتر کند.

---

۳. انرژی ذهن؛ مشکل فقط حجم کار نیست

سومین منبع انرژی، ذهن است.

امروزه یکی از بزرگ‌ترین عوامل مصرف انرژی ذهنی، وقفه‌های دائمی است.

یک پیام.

یک تماس.

یک ایمیل.

یک اعلان.

یک شبکه اجتماعی.

بعد دوباره برگشتن به کار اصلی.

مشکل اینجاست که ذهن انسان با هر وقفه مجبور می‌شود دوباره به موضوع اصلی برگردد.

در توصیه‌های مقاله اصلی، برای کارهایی که به تمرکز بالا نیاز دارند، کاهش وقفه‌ها و دور شدن از تلفن و ایمیل پیشنهاد شده است. همچنین توصیه شده پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و پیام‌ها تا حد امکان در زمان‌های مشخص انجام شود، نه اینکه دائماً در طول روز واکنش نشان دهیم.

---

همیشه مشغول بودن یعنی بهره‌وری؟

نه لزوماً.

ممکن است تمام روز مشغول باشیم اما مهم‌ترین کارمان را انجام نداده باشیم.

این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که کارهای فوری جای کارهای مهم را بگیرند.

برای همین یکی از پیشنهادهای مهم این رویکرد این است که شب قبل، مهم‌ترین چالش روز بعد را مشخص کنیم و سپس در ابتدای روز، قبل از اینکه درگیر مسائل مختلف شویم، آن را در اولویت قرار دهیم.

این یعنی به‌جای اینکه اجازه دهیم دیگران تعیین کنند انرژی ما کجا مصرف شود، خودمان تصمیم بگیریم.

---

۴. انرژی روح و معنا؛ چرا این کار را انجام می‌دهم؟

چهارمین منبع انرژی، روح یا معنا است.

این بخش به یک سؤال بسیار مهم مربوط می‌شود:

آیا کاری که انجام می‌دهم برای من معنا دارد؟

ممکن است فردی زمان کافی، خواب مناسب و حتی توانایی ذهنی خوبی داشته باشد، اما اگر بیشتر وقت خود را صرف فعالیت‌هایی کند که هیچ ارتباطی با ارزش‌ها، توانایی‌ها و اهدافش ندارند، حفظ انگیزه برایش دشوار شود.

در چارچوب شوارتز و مک‌کارتی، انرژی معنایی با احساس هدفمندی، ارزشمند بودن کار و استفاده از توانمندی‌های اصلی فرد ارتباط دارد.

---

«نقطه طلایی» خودتان را پیدا کنید

در مقاله اصلی اصطلاح Sweet Spot یا «نقطه طلایی» برای فعالیت‌هایی به کار رفته که در آن‌ها فرد احساس می‌کند:

• مؤثر است؛

• با فعالیت درگیر می‌شود؛

• و از انجام آن احساس رضایت و معنا دریافت می‌کند.

پیشنهاد این است که تا حد امکان زمان و انرژی بیشتری را صرف چنین فعالیت‌هایی کنیم.

این موضوع برای کارآفرینان اهمیت ویژه‌ای دارد.

فرض کنید فردی در طراحی محصول فوق‌العاده است، اما ساعت‌های زیادی از روز را صرف کاری می‌کند که نه در آن مهارت دارد و نه از آن لذت می‌برد.

ممکن است بهتر باشد بخشی از آن فعالیت را واگذار کند و انرژی خود را روی کاری بگذارد که در آن بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند.

---

ارزش‌هایتان را در عمل زندگی کنید

داشتن ارزش‌های مشخص کافی نیست.

اگر چیزی برای شما مهم است، باید در رفتار روزانه‌تان هم دیده شود.

برای مثال اگر احترام به دیگران یکی از ارزش‌های شماست، اما دائماً دیر به جلسات می‌رسید، بین ارزش اعلام‌شده و رفتار واقعی فاصله وجود دارد.

یکی از پیشنهادهای مطرح‌شده در این رویکرد این است که ارزش‌های اصلی خود را مشخص کنیم و سپس رفتارهای روزمره را با آن‌ها هماهنگ کنیم.

---

چرا گاهی «بیشتر کار کردن» نتیجه معکوس دارد؟

وقتی فشار کاری افزایش پیدا می‌کند، واکنش طبیعی بسیاری از افراد این است که ساعت کاری خود را بیشتر کنند.

اما کار طولانی‌تر الزاماً به عملکرد بهتر منجر نمی‌شود.

شوارتز و مک‌کارتی استدلال می‌کنند که افزایش مداوم ساعات کار می‌تواند به فرسودگی منجر شود و در نهایت هم فرد و هم سازمان هزینه آن را پرداخت کنند.

به همین دلیل، مسئله فقط این نیست که:

چقدر بیشتر کار کنیم؟

بلکه باید بپرسیم:

چگونه انرژی خود را در زمان مناسب، روی کار درست سرمایه‌گذاری کنیم؟

---

مدیریت انرژی یعنی ایجاد چرخه «مصرف و بازیابی»

یک اشتباه رایج این است که تصور کنیم اگر می‌خواهیم موفق شویم، باید دائماً در حال فعالیت باشیم.

اما انرژی مانند یک منبع نامحدود نیست.

باید مصرف و بازیابی آن را در کنار هم ببینیم.

کار عمیق انرژی ذهنی مصرف می‌کند.

جلسات متعدد انرژی اجتماعی و احساسی مصرف می‌کنند.

تصمیم‌گیری مداوم ذهن را خسته می‌کند.

فعالیت جسمی انرژی خاص خود را مصرف می‌کند.

در مقابل، خواب، استراحت، فعالیت بدنی مناسب، ارتباطات مثبت و انجام فعالیت‌های معنادار می‌توانند به بازیابی ظرفیت فرد کمک کنند.

بنابراین یک روز کاری سالم فقط مجموعه‌ای از «کارها» نیست؛ مجموعه‌ای از دوره‌های فعالیت و بازیابی است.

---

این موضوع برای کارآفرینان چرا اهمیت بیشتری دارد؟

برای یک کارآفرین، مدیر یا صاحب کسب‌وکار، کیفیت انرژی فقط روی عملکرد شخصی تأثیر نمی‌گذارد.

تصمیم‌های او روی افراد دیگر نیز اثر می‌گذارد.

مدیری که خسته است ممکن است:

• تصمیم‌های عجولانه بگیرد؛

• زودتر عصبانی شود؛

• کمتر گوش دهد؛

• بیشتر درگیر مسائل فوری شود؛

• فرصت تفکر استراتژیک را از دست بدهد؛

• و نتواند ارتباط مؤثری با تیم خود برقرار کند.

در نتیجه، مدیریت انرژی فقط یک موضوع شخصی نیست.

بخشی از مدیریت کسب‌وکار نیز هست.

در نسخه اصلی مقاله، نمونه‌هایی از شرکت‌هایی مانند Wachovia و Ernst & Young نیز بررسی شده‌اند و نویسندگان گزارش می‌کنند که برنامه‌های مرتبط با مدیریت و بازیابی انرژی با بهبودهایی در برخی شاخص‌های عملکرد و رضایت همراه بوده‌اند.

البته این نتایج به معنای آن نیست که هر فرد یا هر سازمان صرفاً با چند عادت ساده الزاماً همان نتایج را به دست می‌آورد؛ بلکه نشان می‌دهد مدیریت انرژی می‌تواند به‌عنوان یک رویکرد سازمانی و فردی مورد توجه قرار گیرد.

---

از امروز به‌جای مدیریت زمان، انرژی خود را بررسی کنید

برای شروع لازم نیست یک سیستم پیچیده طراحی کنید.

کافی است چند روز به فعالیت‌های خود دقت کنید.

برای هر فعالیت از خودتان بپرسید:

این کار چه اثری روی انرژی من دارد؟

آیا:

انرژی‌ام را بیشتر می‌کند؟

انرژی‌ام را کاهش می‌دهد؟

یا:

تقریباً خنثی است؟

برای مثال ممکن است متوجه شوید:

یک جلسه خاص همیشه شما را خسته می‌کند.

پاسخ دادن دائمی به پیام‌ها تمرکزتان را از بین می‌برد.

صبح‌ها برای کارهای فکری بهترین عملکرد را دارید.

بعدازظهرها کارهای روتین برایتان مناسب‌ترند.

یک فعالیت خاص به شما احساس رضایت و انگیزه می‌دهد.

یا ارتباط با یک فرد خاص انرژی شما را افزایش می‌دهد.

این شناخت به شما کمک می‌کند برنامه روزانه خود را فقط براساس ساعت تنظیم نکنید؛ بلکه بر اساس سطح انرژی و نوع کاری که قرار است انجام دهید تنظیم کنید.

---

چهار سؤال مهم برای مدیریت انرژی

در پایان هر روز می‌توانید از خودتان چهار سؤال بپرسید:

جسم

امروز چه کاری برای حفظ یا بازیابی انرژی جسمی خودم انجام دادم؟

احساس

چه چیزی امروز انرژی احساسی من را گرفت و چه چیزی آن را تقویت کرد؟

ذهن

چه چیزی بیشترین تمرکز مرا مصرف کرد و آیا اجازه دادم ذهنم استراحت کند؟

معنا

امروز چقدر از انرژی خود را صرف کاری کردم که واقعاً برایم مهم و ارزشمند است؟

اگر این چهار سؤال را جدی بگیریم، به‌تدریج تصویر دقیق‌تری از نحوه مصرف انرژی خود پیدا می‌کنیم.

---

یک تغییر ساده در نگاه به بهره‌وری

شاید بزرگ‌ترین نکته این مقاله این باشد که بهره‌وری فقط به تعداد ساعت‌هایی که کار می‌کنیم وابسته نیست.

ممکن است دو نفر هر دو هشت ساعت کار کنند، اما نتیجه کارشان کاملاً متفاوت باشد.

تفاوت می‌تواند در کیفیت انرژی، تمرکز، وضعیت احساسی، سلامت جسمی، نوع کار و میزان معنایی باشد که فرد از فعالیت خود دریافت می‌کند.

پس دفعه بعد که گفتید:

«وقت ندارم.»

یک سؤال دیگر هم از خودتان بپرسید:

«آیا واقعاً وقت ندارم، یا انرژی‌ام را در جای درستی مصرف نمی‌کنم؟»

گاهی پاسخ این سؤال می‌تواند نگاه ما را به کار، زندگی و حتی موفقیت تغییر دهد.

---

جمع‌بندی: زمان را نمی‌توانیم بیشتر کنیم، اما می‌توانیم بهتر از انرژی خود استفاده کنیم

مدیریت زمان همچنان یکی از مهارت‌های مهم زندگی و کسب‌وکار است؛ اما به‌تنهایی کافی نیست.

ما نمی‌توانیم تعداد ساعات شبانه‌روز را افزایش دهیم.

اما می‌توانیم یاد بگیریم:

چه زمانی کار کنیم، روی چه کاری تمرکز کنیم، چه زمانی استراحت کنیم، چگونه انرژی جسمی و احساسی خود را حفظ کنیم و انرژی خود را برای چه چیزی سرمایه‌گذاری کنیم.

بر اساس چارچوب ارائه‌شده توسط تونی شوارتز و کاترین مک‌کارتی، چهار منبع اصلی انرژی عبارت‌اند از:

جسم، احساس، ذهن و روح.

بدن به خواب، تغذیه، حرکت و بازیابی نیاز دارد.

احساسات نیازمند مدیریت و تقویت روابط مثبت هستند.

ذهن برای تمرکز به کاهش وقفه‌ها و اولویت‌بندی نیاز دارد.

و روح یا معنا به ارتباط میان فعالیت‌های ما، ارزش‌ها، توانایی‌ها و هدف زندگی مربوط می‌شود.

بنابراین شاید سؤال بهتر از «چطور زمان بیشتری پیدا کنم؟» این باشد:

چطور انرژی محدودی را که دارم، روی مهم‌ترین و ارزشمندترین کارهای زندگی‌ام سرمایه‌گذاری کنم؟

این همان جایی است که مدیریت انرژی از یک تکنیک ساده بهره‌وری فراتر می‌رود و به بخشی از مهارت خودمدیریتی تبدیل می‌شود.

 

 

میکروکتاب «شهر ساعت‌ها» را بخوانید

اگر این مقاله درباره مدیریت انرژی و زمان برایتان جالب بود، پیشنهاد می‌کنیم میکروکتاب «شهر ساعت‌ها» را هم بخوانید.

داستانی کوتاه و تأمل‌برانگیز درباره زمان، انتخاب‌ها و زندگی؛ کتابی که شاید بعد از خواندنش، جور دیگری به ساعت نگاه کنید.

📖 میکروکتاب «شهر ساعت‌ها» را از لینک زیر رایگان دانلود کنید و بخوانید:

http://میکروکتاب-شهر-ساعتها-داستانی-الهامبخش-درباره-ارزش-زمان-و-مسیر-زندگی

---

منبع اصلی مقاله

Schwartz, Tony & McCarthy, Catherine. “Manage Your Energy, Not Your Time.” Harvard Business Review, October 2007.

این مقاله در بخش Managing Yourself مجله Harvard Business Review منتشر شده است. صفحه رسمی HBR تاریخ انتشار را اکتبر ۲۰۰۷ و نویسندگان را Tony Schwartz و Catherine McCarthy معرفی می‌کند.

صفحه رسمی مقاله در Harvard Business Review

صفحه رسمی HBR برای نسخه مقاله

منابع تکمیلی

• Schwartz, Tony & McCarthy, Catherine, Manage Your Energy, Not Your Time, Harvard Business Review, October 2007.

• خلاصه و نسخه بازنشرشده مقاله در Physician Leaders که مشخصات مقاله و چارچوب چهارگانه انرژی را ارائه می‌کند.

• خلاصه «Idea in Practice» مقاله که توصیه‌های مربوط به انرژی جسمی، احساسی، ذهنی و معنایی را ارائه می‌کند.

نکته درباره این مقاله برای نوآفرین: متن بالا یک مقاله تألیفی و فارسی‌سازی‌شده برای مخاطب سایت نوآفرین سیار است؛ منبع و ایده علمی اصلی به‌صورت شفاف ذکر شده و مطالب اصلی منبع به‌جای ترجمه خط‌به‌خط، در قالبی جدید و متناسب با مخاطب فارسی‌زبان و فضای کسب‌وکار ارائه شده‌اند.